Presse-utvalg: Justisdeparte=mentet er versting på journalføring

Det kommer fram av en rapport som leder Siri Gedde-Dahl i Pressens Offentlighetsutvalg (POU) presenterte på et pressetreff i regi av Norsk Presseforbund der de opsummerte status for medieåret 2016.

Utvalget har undersøkt alle departementenes praksis med journalføring i Offentlig elektronisk postjournal (OEP) og hvor lang tid det går før et dokument er sendt eller mottatt og til det føres opp i journalen.

– Snittet i Justisdepartementet er veldig høyt. For oss ser det ut som om det er et ønske i departementet om å trenere publisering, og ut fra tallene er det akkurat det de gjør, sier Siri Gedde-Dahl til NTB.

Undersøkelsen viser at Justis- og beredskapsdepartementet bruker gjennomsnittlig 39,4 virkedager fra datoen dokumentet ble utarbeidet og til det ble publisert i OEP. Barne- og likestillingsdepartementet brukte i snitt 21,9 dager.

– Vi vet ikke hvorfor det er sånn. Noen departementer somler med journalføringen, noen med publisering. Noen med begge deler, sa Gedde-Dahl under presentasjonen av rapporten.

I et svar publisert som en del av rapporten forklarer Justisdepartementet funnet med at det er tidkrevende å behandle et stort antall dokumenter og innsynsforespørsler.

Statsministerens kontor best ut

Alle statlige organer plikter å journalføre dokumenter som sendes inn og ut av organet, slik at offentligheten kan overvåke beslutninger og saksbehandling. Ettersom departementene i dag er pålagt å overføre journalposter bare én gang i uken, har POU satt en strek ved rundt åtte virkedager i snitt fra dokumentdato til publiseringsdato.

«Departementer som bruker lengre tid enn det, mener vi har en kritikkverdig og lovstridig praksis», heter det i POUs rapport.

I motsatt ende er Statsministerens kontor (SMK) best i klassen med i snitt 8,8 dager. Deretter følger Samferdselsdepartementet (8,9) og Kommunal- og moderniseringsdepartementet (9,9). Alle tre unngår kritikk fra Pressens Offentlighetsutvalg.

Samtidig mener utvalget at alle burde kunne gjøre publiseringen av journalposter betydelig raskere.

– Vi mener blant annet at det i dag er teknisk mulig å publisere dokumenter umiddelbart etter journalføring, og det må tilrettelegges teknisk for at dette skjer. Journalføringen tar mye lenger tid nå enn for 20 år siden, sier Gedde-Dahl.

Norsk Redaktørforening reagerer på avsløringen om departementenes journalpraksis.

– Når statsministeren følger loven, er det en skam at Justisdepartementet framstår som den største lovbryteren, sa leder Harald Stanghelle under framleggelsen av rapporten.

Gjennomsnittet for alle departementer og Statsministerens kontor samlet er ifølge undersøkelsen 17,6 virkedager fra dokumentdato til publisering.

Justisdepartementet ansetter for å få ned tiden

Departementsråd Tor Saglie i Justis- og beredskapsdepartementet sier til Journalisten at det ikke er slik rapporten fremstiller det at de ønsker å fremstå. Saglie sier at de prioriterer å behandle innsyn fra journalister og at det er høyst beklagelig at det tar for lang til å journalføre saker.

– Det er mye vi er stolt av i departementet, men akkurat det er noe vi definitivt ikke er stolt av.

Han sier departementet allerede har fått antallet dager ned i et tjuetalls, men at også det er for høyt.

– Vi ønsker å fremstå på en helt annen måte. Vi setter derfor mer ressurser på dette nå. Vi har 30 årsverk i arkivet, men trenger ytterligere ressurstilførsel.

– Dere vil ansette flere?

– Ja. Jeg har også bedt Arkivverket, altså Riksarkivet, om å gå gjennom for å se om det er noe som kan bedres i våre rutiner. Det er nok noe med våre rutiner som ikke er godt nok.

Saglie avviser at departementet har hatt som intensjon å forsinke journalføring.

– Det er helt i strid med våre retningslinjer at vi har hatt som intensjon å gjøre det. Fra embedsverkets side ønsker vi å praktisere regelverket slik det er.