Kritisk til Google-overgang

– Dette er en vanskelig sak. Vi må sikre at ingen andre leser journalistenes mailer, slår konserntillitsvalgt Eva Stenbro i Amedia fast.

Som det første av de store mediekonsernene i Norge har Amedia besluttet å forlate Microsoft Exchange og det tilhørende epostprogrammet Outlook, som har vært helt dominerende i PC-verden. Valget av nytt epost- og samhandlingssystem falt på nettbaserte Google Apps, som inkluderer Gmail. Overgangen skjer ikke uten kritiske reaksjoner fra redaksjonelt hold.

Hos konkurrentene Schibsted Media Group og Polaris Media får Journalisten opplyst at alle ansatte bruker Outlook til epost. Her lagres all informasjon på PCer og interne servere. Også i Amedias rundt 100 mediebedrifter bruker de aller fleste ansatte i dag Outlook.

Sterk skepsis

Journalister og deres tillitsvalgte i Amedia har engasjert seg i saken, etter at de ble kjent med skiftet. Det er skepsis rundt sikkerheten i Gmail, knyttet til kryptering og lagring på servere et sted i nettskyen, samt usikkerhet rundt kildevernet.

Etter det Journalisten erfarer vil Amedia spare rundt fem millioner kroner årlig på overgangen til Google Apps. Konsernledelsens hovedbegrunnelse er imidlertid en annen: Bedre samhandling og deling av informasjon.

Fikk ikke delta

Beslutningen ble tatt av konsernledelsen ved årsskiftet, men har vært lite kjent ute i redaksjonene. Ifølge Stenbro ba de konserntillitsvalgte om å få være med på prosessen da de fikk høre at ledelsen vurderte å skifte epostsystem.

– Vi sa at vi var skeptiske. Men tilbakemeldingen var at dette ikke var omfattet av hovedavtalens samarbeidsbestemmelser. Vi fikk derfor ikke delta i prosessen.

Stenbro har innhentet informasjon fra Amedias it-avdeling, i tillegg til erfaringer fra ulike bedrifter utenfor mediebransjen. Noen av dem har Gmail i dag, mens andre har hatt Gmail og av forskjellige årsaker valgt å gå over på andre løsninger.

– Det er mange hensyn å ta når det gjelder sikkerheten, er Stenbros konklusjon.

Samler informasjon

– Vi sender en del personopplysninger og sensitiv informasjon på mail og må ha et sikkert system for det. Jeg har fortsatt ikke full oversikt over hvordan Gmail-systemet funker. Derfor har jeg behov for å vite mer om hva som gjøres for å trygge systemet og hva sikkerheten består i.

De konserntillitsvalgte har avtale om å møte konsernsjef Are Stokstad for å gå gjennom saken, sannsynligvis i slutten av uka.

I forrige uke diskuterte Stenbro saken med Norsk Journalistlags konsernlag i Amedia. NJA har også engasjert seg i sikkerhets- og kildevernspørsmålene knyttet til skiftet av epostsystem.

Narvik vant fram

Sakens kompleksitet kan illustreres ved prosessen mellom Narvik kommune og Datatilsynet i 2012. Tilsynet vurderte kommunens bruk av Google Apps og varslet først et vedtak om at bruken måtte opphøre. Etter en gjennomgang med kommunen og Google konkluderte tilsynet likevel med at Narvik kommune kan bruke Google-verktøyet.

– Vi får vi ta stilling til hva vi gjør med saken etter at vi har fått noen flere svar. Vi må avveie det å se spøkelser på høylys dag mot å finne ut hva de reelle svakhetene er og hva som eventuelt kan gjøres med dem, sier Stenbro.

It-strategi

Stig Finslo, konserndirektør for utgiverspørsmål og ekstern kommunikasjon, bekrefter at Amedia ved årsskiftet besluttet å forlate Outlook og gå for Gmail.

–Dette har vært en del av Amedias it-strategi.

– Var de ansatte involvert i prosessen?

– Vi har holdt de ansatte informert og orientert. Men vi må jobbe videre med de spørsmålene de ansatte stiller, blant annet knyttet til sikkerheten.

I en pilotfase

Finslo forteller at Amedia er inne i en pilotfase med testing av Google Apps i Indre Akershus Blad og deler av konsernadministrasjonen.

– Pilotfasen vil være avsluttet nå til sommeren. Utpå høsten vil vi så jobbe med en implementerings- og utrullingsplan for en gradvis overgang til Google.

– Har Amedia innhentet råd fra Datatilsynet om overgangen til Gmail?

– Vi har ikke vært i direkte kontakt med Datatilsynet. Vi vil ikke være berørt på samme måte som virksomheter som er underlagt spesielle restriksjoner i forhold til håndtering av persondata. Vi mener at vi ivaretar de sikkerhetskravene som stilles.

Samhandling og deling

Finslo begrunner Amedias valg av Google Apps med at konsernet er svært opptatt av samhandling og deling av informasjon. Amedia oppfatter at Google-tjenestene gir nye og bedre muligheter for åpen tilgang til informasjon, uansett hvor medarbeiderne befinner seg.

– Hvor mye sparer Amedia ved overgangen til Google Apps?

– Det er en besparelse her. Men hvor mye ønsker jeg ikke å gå inn på.

Journalisten kommer med mer om saken, blant annet intervju med Datatilsynet.