Riksrevisjonen: Alvorlige mangler ved åpenhet i forvaltningen

Riksrevisjonen har avdekket omfattende svikt i praktisering av reglene for arkivering av dokumenter og åpenhet i statsforvaltningen.

– Det er ikke mindre alvorlig å bryte arkivloven enn å bryte straffeloven, sier riksrevisor Per-Kristian Foss.

I tillegg til en generell gjennomgang av systemet, har Riksrevisjonen sett på en rekke kontroversielle saker hvor arkivering har vært mangelfull.

• Beslutningen om å stoppe IKT-satsingen Merverdiprogrammet i politietaten.

• Det bilaterale forholdet til Kina i årene etter 2010

• Beslutningen om ikke å møte Dalai Lama i 2014

• Utredningen av det folkerettslige grunnlaget for at Norge skulle ta del i aksjonen mot IS.

• Petoros rapportering om Statoils etterlevelse av avsetningsinstruksen (som skal sikre at Statoil som selger av petroleum ivaretar statens interesser i å få høyest mulig pris og riktig andel av kostnadene).

-Trenerer og utelater

Da Riksrevisjonen nylig skulle granske salget av to F5-jagerfly, fant Forsvarsdepartementet rett og slett ikke fram til dokumenter i sitt eget arkiv, og måtte henvende seg til Økokrim for å få alt på plass.

I Politidirektoratet har man sørget for å holde kontrakter med eksterne leverandører og overskridelsesfullmakter utenfor den offentlige journalen. Til sammen er det 245 avtaledokumenter. De dreier seg om alt fra kjøp av konsulentbistand til utvikling av nye straffesakssystemer og bistand til drift av IKT-systemer, til avtaler om kjøp av PR-tjenester og medietrening for toppledere i politiet.

Foss mener forvaltningen tidvis bevisst trenerer eller til og med utelater dokumenter arkivføring for å unngå at kontroversielle saker kommer ut. Justisdepartementet, Utenriksdepartementet og Forsvarsdepartementet nevnes i særlig grad.

Konflikt med Kina utelatt

Riksrevisjonen har for eksempel avdekket at det i UDs arkiv ikke inneholder noen relevante dokumenter, verken interne eller eksterne, om forholdet mellom Norge og Kina etter 2013.

Om Dalai Lamas Norges-besøk finnes heller ingen notater eller andre spor av saksbehandling som ledet fram til beslutningen om at regjeringen ikke skulle møte ham.

– Historisk kan det framstå som en ikke-hendelse, og det vil være usant, sier Foss, og fortsetter:

– I denne situasjonen kan det sies at UD i sitt forhold til Kina hadde særlig behov for diskresjon. Men det er ikke til hinder for at dokumentene skal arkiveres. Vi ser tendens til en uformell saksbehandling med det siktemål å unngå offentlighet.

– Må vite at de kikkes i kortene

Foss understreker at verdien av skikkelig arkivering og etterlevelse av regelverket for åpenhet og innsyn er avgjørende i et demokrati.

– Noe av det viktigste er at forvaltningen vet at noen kan komme og kikke dem i kortene, og at det skjer fortløpende. Ikke at kontrollkomiteen tar det opp mange år etterpå, sier Foss.

Utgangspunktet er særdeles godt. Riksrevisjonen peker på at få land har lovfestet en så omfattende offentlighet og rett til innsyn i dokumenter. Det er i praktiseringen det svikter, mener Foss, som sier det skyldes en kombinasjon av manglende kunnskap og lite brukervennlige arkivsystemer.

I tillegg til manglende arkivering, sliter forvaltningen med å etterleve reglene for unntak, innsyn og klageadgang.

Tre departementer – Justis- og beredskapsdepartementet, Arbeids- og sosialdepartementet og Forsvarsdepartementet – unntok nesten halvparten av sine journalførte dokumenter på forhånd.

– Vi mener at dette er en sterkt kritikkverdig praksis som undergraver hovedregelen om innsyn. Forhåndsunntak bør bare gjelde opplysninger underlagt taushetsplikt eller der det anses uaktuelt å gi merinnsyn, sier Foss.

Da Riksrevisjonens eksperter sjekket avslag på dokumentinnsyn i sju departementer, viste det seg at mer enn hvert tredje avslag manglet rettslig holdbart grunnlag.