Nyhetsredaktør Per Skøien i Laagendalsposten tok initiativet som resulterte i et større journalistisk prosjekt i Edda Media. Resultatet er på trykk i ni av konsernets aviser på Østlandet torsdag. Edda-journalistene har tatt for seg kommunenes journalføring - eller mangelen på sådan - av digitale henvendelser via epost, SMS og Facbook.
– Vi har avdekket stedvis stor uvitenhet og usikkerhet om digital journalføring i kommunene i våre respektive nedslagsfelt. Vi har ikke kunnet slå fast at det er dramatiske tilstander over alt, men dette er et område som vil få betydelig økt oppmerksomhet fra myndighetenes side. Riksarkivaren sier at de vil øke tilsynet framover, sier Skøien.
Ideen hans om felles graveprosjekter som kan sette dagsorden ble lansert på et møte i Edda Medias mellomlederforum. Skøien fikk stor respons, og de siste ukene har de ni redaksjonene samarbeidet om det første prosjektet: den omfattende kartleggingen av journalrutinene i 56 kommuner.
Usynlig saksbehandling
– Vi bestemte oss for å gå etter det vi kaller den usynlige saksbehandlingen, knyttet til arkivlovens bestemmelser om journalføring i det offentlige. Mediehusene i Edda besitter stor kompetanse både når det gjelder utøvende journalistikk og ledelse. Vi bestemte oss for å slå sammen kreftene, blinke ut prosjekter på tvers av kommunene våre og gi definerte arbeidsoppgaver til hver redaksjon, forteller Skøien.
Utvekslingsavtale
En egen stoffutvekslingsavtale i Edda Media danner grunnlaget for det nye samarbeidet mellom mediehusene. Nå ønsker Edda-redaksjonene å gå videre, og Skøien håper at de kan gjennomføre et par fellesprosjekter i året.
Journalister i følgende mediehus samarbeidet: Laagendalsposten, Moss Avis, Fredriksstad Blad, Sandefjords Blad, Varden, Tønsbergs Blad, Drammens Tidende, Østlandets Blad og Østlendingen.
– Vi satte oss mål om å publisere journalprosjektet i løpet av juni, og rakk det såvidt. Det har vært usedvanlig givende og morsomt å jobbe med så mange flinke folk. Fellesmaterialet gir oss tyngde, og så har avisene fulgt opp med lokale vinklinger.
Sakene er i beskjeden grad publisert på de respektive avisenes nettutgaver. Her er et eksempel fra Moss Avis.
Ikke sparetiltak
– Er dette samtidig et effektiviseringstiltak i Edda?
– Nei, samarbeidet er kun journalistisk motivert. Dette handler ikke om effektivisering og å spare penger, sier Skøien.
54 ordførere og 50 rådmenn har svart på spørsmålene fra Edda-avisene. Undersøkelsen viser at rådmennene kun journalfører ti-elleve prosent av alle epostene de mottar eller sender i jobben. Hver tredje ordfører synes det er vanskelig å vite hva som skal arkiveres. 17 prosent av dem aner ikke.
17 av de 54 ordførerne opplyser at de har utvekslet saksopplysninger via SMS, men kun fire av dem har journalført opplysningene.
Skal journalføres
Offentlighetsloven og arkivforskriftene sier at inn- og utgående kommunikasjon til det offentlige skal journalføres. Myndighetene har presisert at dette også gjelder kommunikasjon via epost og SMS. Postjournalene er tilgjengelige for mediene og folk flest.
– Det er kritikkverdig at bevisstheten rundt journalføring er så lav. Jeg er overrasket over at såpass mange av de spurte erkjenner at de ikke vet hvilke rutiner som gjelder. Det er verre enn jeg hadde trodd, sier juridisk rådgiver Kristine Foss i Norsk Presseforbund i en av fellessakene som står på trykk i Edda-avisene i dag.
Grov hets
Varden bruker fem sider, pluss leder, på journalundersøkelsen. Dagens hovedoppslag er “Grov hets mot ordfører Beyer”. Porsgrunn-ordføreren forteller at han stadig får sjikane, hets og trusler på epost og via Facebook. Henvendelsene er ikke journalført. Foreløpig har Beyer kun truet avsendere med å offentliggjøre de verste utfallene, slik at allmennheten kan se hvem som står bak dem.
Ordføreren sier til Varden at de aktuelle meldingene ofte handler om klientbehandling og forhold som går inn under personvernet.
– Derfor blir åpenheten vanskelig med tanke på journalføring. Men at vi kan bli flinkere til å føre i journalen, det er det ingen tvil om, innrømmer Beyer.
– Et slagkraftig team
Nyhetsredaktør Tom Erik Thorsen i Varden sier at fem-seks av avisas medarbeidere har vært involvert i prosjektet.
– Grunntanken har vært å utnytte ressurser som mediehusene sitter på hver for seg. Ved å slå sammen hoder og arbeidskraft blir vi et slagkraftig team. På den måten sikrer vi oss saker som vi ellers ikke ville fått. Denne første delen av Edda-samarbeidet handler om forhold som er viktige for demokratiet. Samarbeidet har fungert veldig bra, og våre folk synes det har vært spennende.
Tunge prosjekter
Thorsen poengterer at slike omfattende graveprosjekter er en stor utfordring for mindre redaksjoner, og at de av den grunn ofte må droppes.
– Det enkelte mediehus sitter kanskje på solid spisskompetanse innen datastøttet journalistikk, grafikk eller presentasjon, som kan brukes i felleskap med andre, sier Thorsen, som i likhet med Skøien tilbakeviser at prosjektet er et effektiviseringstiltak i Edda Media.
- Snarere tvert imot. God journalistikk koster penger, også dette prosjektet, og vi er villige til å legge ressurser i et slikt samarbeid i framtida.
