Fusa kommune brukte år på å innse feil

Os og Fusaposten har gjentatte ganger klaget på at Fusa kommune ikke fører de offentlige postlistene sine i tråd med regelverket.

– Vi har hatt flere saker der vi har bedt om å få innsyn. Det har tatt lang tid og løfter er ikke blitt innfridd. Nå mente vi det var på tide å gjøre noe. Først skrev vi brev til kommunen, men fikk aldri svar. Til slutt klaget vi til fylkesmannen i Hordaland. Og da svarte kommunen omtrent på dagen, sier journalist Øyvind Strømmen, som forfattet klagebrevet.

Klaget lenge

Os og Fusaposten får postlistene fra kommunen på faks. På de dokumentene som er unntatt offentlighet er mottaker og avsender fjernet, til tross for at arkivloven sier at journalføringen skal skje på en måte som “gjør det mulig å identifisere dokumentet”.

– Vi tok opp regelbruddet med Riksarkivaren allerede i 2004. Riksarkivaren slo fast at kommunens unnskyldning – at dataprogrammet automatisk blanket ut navnene – var irrelevant, sier Strømmen.

Men ingenting endret seg. Nå har Strømmen et visst håp om at kommunen skjerper seg.

– Visse ting tyder på at dette vil hjelpe. Kommunen lover å gjøre utstrykninger i postlistene manuelt og fjerne bare det som skal fjernes.

Erkjenner

I svaret til Fylkesmannen innrømmer Fusa kommune at programvaren de har benyttet seg av ikke har vært god nok, og at dette har gått ut over kvaliteten på postlistene. Kommunen ser heller ikke bort ifra at man i enkelte tilfeller kan ha gjort feilvurderinger, men bestrider at dette er gjort konsekvent.

– Vi har aldri påstått at kommunen konsekvent unntar dokumenter som ikke skal unntas. Det vi har sagt er at avsender/mottaker konsekvent sladdes når dokumentene unntas. Og akkurat det er vi glade for at kommunen nå vil gjøre noe med, påpeker Strømmen.

Nytt system

Kommunen opplyser at det nå skal innføres et nytt elektronisk arkivsystem som skal sikre bedre postlister. I mellomtiden vil kommunen endre dagens praksis ved å offentliggjøre journalen i sin helhet, og manuelt sikre opplysninger som skal unntas offentlighet. Kommunen opplyser videre at man som følge av mulige feilvurderinger, i disse dager vurderer rutiner og praksis rundt journalføring og offentliggjøring av postlister.