Under tittelen «Stengte dører» hevdet Aftenpostens Per Anders Johansen i en kommentar 21. mai at maktapparatet har funnet nye metoder for å unngå åpenhet. Forløperen til Offentlig elektronisk postjournal (OEP), Elektronisk postjournal (EPJ), ga brukerne mulighet til å se hvilke avdelinger, seksjoner og saksbehandlere som sendte og mottok brevene. Dette er fjernet i OEP, og det samme skjer med alle personnavn når dokumentene er ett år gamle.
Johansen påpekte at 9.000 av de 115.000 sakene som på det tidspunktet var gjort tilgjengelig, var stemplet unntatt offentlighet. 8.900 saker var i kategorien «organinterne», mens 1.500 saker var unntatt «av hensyn til interne saksforberedelser».
– Åpne dører
I en svarkommentar 27. mai skriver den ansvarlige statsråden, fornyings-, administrasjons- og kirkeminister Rigmor Aasrud, at det tvert imot er snakk om den åpne dørs politikk. Hun sier dette om at man ikke lenger kan se hvilken saksbehandler eller avdeling som sender og mottar post:
«Denne informasjonen er byttet ut med opplysninger om et kontaktpunkt. Avdelinger endres og saksbehandlere kan slutte. Ordningen med kontaktpunkt sikrer at man får hjelp av kyndige personer også i slike tilfeller.
Aasrud viser til at regelen om at man ikke kan søke etter personnavn når det aktuelle dokumentet har ligget i OEP i et år er tatt inn i offentlighetsforskriften ut fra personvernhensyn.
«Enkeltpersoner skal kunne henvende seg til forvaltningen uten å være redd for at navnet kan søkes opp i ubegrenset tid», skriver statsråden.
Kjempet mot
Myndighetene har sett behov for å begrense muligheten til å lage såkalte personprofiler, som kan misbrukes av kommersielle aktører og andre.
Presseorganisasjonene kjempet mot løsningen med søkesperre på personnavn når dokumenter har ligget et år i OEP. De betrakter en slik sperre som en begrensning av undersøkende journalistikk. Dette fordi journalistene da ikke kan foreta konkrete og systematiske søk mot fagområder uten å måtte gå om informasjonsavdelingene.
Organisasjonene foreslo en utvidet, passordbeskyttet OEP-løsning for mediene, med tilgang til flere søkefunksjoner enn det publikum får. Det ble avslått.
Ikke imponert
André Verløy, fagmedarbeider ved Institutt for Journalistikk, har hovedekspertise innen undersøkende journalistikk, effektiv digital research på nett, organisering av informasjon og bruk av arkiver. Han er ikke imponert over OEP.
– Man har åpenbart lansert en ordning som langtfra er klar. Det er veldig skuffende og frustrerende, spesielt med tanke på hvor lang tid man har brukt på dette. Det er vel en av grunnene til at det kommer opp få resultater. En titt på leveringsstatistikken viser jo også det til en viss grad, sier Verløy.
På noen områder er OEP mer brukervennlig, mener han. Det gjelder selve bestillingen av dokumenter, bekreftelsen av bestillingen og at fylkesmenn, Finansdepartementet og SMK er med. Verløy finner det lettere å manøvrere i OEP enn i EPJ.
Faser inn flere
Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) opplyser at de fleste av virksomhetene som er med i OEP nå har lagt ut dokumenter fra 1. januar i år.
– Men enkelte journalfører først fra det tidspunktet de er faset inn i systemet. Alle departementer og Statministerens kontor er på plass. De øvrige, blant annet direktorater og tilsyn, skal fases inn i puljer. Den første kommer i juni, og vil består av 18-19 virksomheter, sier fagansvarlig for OEP, Jon Håkon Odd.
– EPJ oppdateres ikke lenger. Hvor lenge vil man kunne søke i gamle dokumenter der?
– Uansett inntil alle virksomhetene er kommet med i OEP. Forbruker, administrasjons- og kirkedepartementet, som er ansvarlig for EPJ og OEP, har ikke tatt stilling til hva som videre skal skje med EPJ.
I tråd med Arkivloven skal også eposter og SMS-meldinger journalføres og være søkbare i OEP, basert på samme vurderinger som for papirdokumenter. Loven slår fast at all informasjon som er ledd i saksbehandling og som har verdi som dokumentasjon, skal journalføres.
Interne notater
At noen har opplevd færre treff på identiske søkeord og tidsperioder i OEP, sammenlignet med EPJ, mener Odd kan ha sammenheng med to ting:
– For det første er det valgfritt for virksomhetene om de tar med interne notater, og her kan det være ulik praksis i EPJ og OEP. For det andre er det fortsatt dobbelt så mange innholdsleverandører på EPJ. Men mens antallet er 36 i EPJ, skal vi opp i rundt 100 på OEP.
Den nye offentlighetsloven, som ble iverksatt fra 1. januar 2009, skal evalueres før stortingsvalget i 2013. Evalueringen kommer til å inkludere erfaringene med OEP.
