Din venn arkivloven?

Men arkivaren bør være journalistens beste venn, og Arkivlovutvalget (NOU 2019:9) har kommet med flere ambisiøse og spennende nyheter.

Det mest radikale er at postjournalen foreslås nedlagt. I stedet skal det innføres en generell plikt til å gjøre dokumentasjonen som offentlige virksomheter har skapt og besitter, tilgjengelig. Denne dokumentasjonsplikten skal være teknologi-nøytral. Det vil innebære at journalister og andre vil kunne søke friere i registrerte data - en mer fremtidsrettet måte å åpne forvaltningen på enn dagens innsyn i journalen.

Basen «eInnsyn» inneholder i dag bare deler av den dokumentasjonen som forvaltningen egentlig sitter på. Innsynsretten må i langt større grad enn i dag omfatte den dokumentasjonen som offentlige virksomheter rent faktisk har i sine systemer.

Etter flere års godt samarbeid mellom presseorganisasjonene og Difi, antar vi at dette rent teknisk vil la seg gjennomføre i den samme basen. En mer informativ base vil gi journalister et bedre arbeidsverktøy. Norsk Journalistlag (NJ) og de andre presseorganisasjonene mener derfor at en slik omlegging vil kunne føre til mindre arkivtap og større åpenhet.

LES OGSÅ:

Lovutvalg foreslår å fjerne journalføring – vil innføre automatisert arkivering

Men å gå bort fra journalføring er også risikabelt. Skal forslaget om avvikling av journalen ha noen som helst verdi for innsynsretten, er det helt avgjørende at det etableres en plikt om at dokumentasjonen skal være tilgjengelig for allmennheten.

Det hjelper ikke med innsyn uten dokumentasjon, og det hjelper ikke med dokumentasjon uten innsyn.

Reglene om arkiv og reglene om innsynsrettigheter avhenger av hverandre, og det er disse bestemmelsene til sammen som avgjør hva som skal dokumenteres og hva borgerne kan få innsyn i. Justisdepartementet må derfor følge opp med omfattende endringer i både offentlighetsloven og forvaltningsloven – før ny arkivlov kan tre i kraft.

Utvalget foreslår også at de redaktørstyrte, journalistiske mediene og presseorganisasjonene kan klage til et overordnet organ over håndhevelsen av arkivloven. Dette kan være en svært viktig og praktisk bestemmelse for vår bransje. Journalister er en stor brukergruppe av arkivene, og dette vil også komme borgerne til gode.

Presseorganisasjonene har i flere år arbeidet for å bedre kontrollen med etterlevelsen av offentlighetsloven. Vi sier derfor «ja!» til forslaget om et statlig organ som kan føre tilsyn med både arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven. Arkivlovutvalget vil kalle dette for «Digitaliseringstilsynet». Det vil etter vårt syn samle og styrke den nødvendige fagkunnskapen på området.

Debatt:

Vil pensjonere postjournalen

For dagens klageordning om dokumentinnsyn fungerer ikke godt nok. Noen ganger er det vanskelig å finne ut hvem som er klageorgan eller hvordan klageordningen på det aktuelle saksfeltet er.

Antall klager til Sivilombudsmannen øker. Norge har antakelig den minst uavhengige klageordningen på innsyn i Norden. Særlig gir klage til Kongen i statsråd et godt bilde på behovet for forbedringer av klageordningen. Førsteinstansavgjørelsen og klagebehandlingen er uklar, all den tid det er vedkommende fagdepartement som forbereder saken for Kongen i statsråd. Vi støtter derfor forslaget om en utredning av et uavhengig tilsynsorgan, som supplement til ordningen med forvaltningsklage.

Utvalget ønsker også at brudd på loven kan straffes med bøter. Det er viktig at det kan føres en effektiv og god kontroll med praktiseringen av ny arkivlov, og vi mener at en lavere terskel for bøtelegging vil være et viktig virkemiddel i denne sammenhengen. Dersom det er slått fast at det har skjedd brudd på loven, og virksomheten ikke retter seg etter dette, mener vi at muligheten til å ilegge bøter er viktig.

Så neste gang du hører om arkivloven, tenk at dette i aller høyeste grad angår journalistenes hverdag.