Lovutvalg foreslår å fjerne journalføring – vil innføre automatisert arkivering

– Dette er en ganske modig og ny måte å se det på. Med ny teknologi og kommunikasjonsformer så er også saksbehandlingen annerledes enn før, sier kulturminister Trine Skei Grande til Journalisten.

Tirsdag fikk hun overlevert arkivlovutvalgets utkast til ny arkivlov. Det mest oppsiktsvekkende i utredningen er at utvalget ønsker å fjerne den 300 år gamle tradisjonen med journalføring.

– Det er en nødvendig konsekvens av at forvaltningen jobber på andre måter, sier avdelingsdirektør Espen Sjøvoll i Arkivverket.

Han har sittet i arkivlovutvalget og har også skrevet et leserinnlegg om konklusjonene de har tatt.

Vil automatisere arkiveringen

I stedet foreslår utvalget å innføre automatisk arkivering av alle dokumenter, uansett hvilket verktøy og metode som er brukt.

– Arkiveringen skal skje så automatisert som mulig, slik at større deler av forvaltningens gjøremål og aktiviteter blir registrert, skriver Sjøvoll i sitt leserinnlegg.

I fremtiden håper han og utvalget at det skal bli en ny og tydeligere arbeidsdeling mellom offentlighetsloven og arkivloven. Førstnevnte skal regulere innsynet, mens hovedmålet med arkivloven skal være å sikre tilfang av dokumentasjon og arkiver.

– Når dere fjerner journalføring, hva blir igjen av postjournalen?

– Postjournalen kan fortsatt eksistere. Man vil fortsatt få brev inn og ut, men det skal ikke være hovedverktøyet for å få innsyn i offentlig sektor. Journal vil være én av flere måter å registrere informasjon på, sier Sjøvoll til Journalisten.

– Men dere har ikke helt løst hvordan det skal nå ut til offentligheten?

– Det er en del ting vi ikke kan svare på. I dag er journalen egentlig bare et søk, et strukturert søk i en database for å finne hvilke brev som har gått inn og ut. Vi ser for oss at e-innsyn kan utvides til andre typer søk i andre systemer.

I tillegg foreslår utvalget at hensynet til offentlighet og demokratisk deltakelse skal tas inn i formålsparagrafen i arkivloven.

Statsråden mener de må bli bedre

I dag fungerer ikke journalføringen optimalt, spesielt når ansatte selv skal vurdere hva som er arkivverdig eller ikke. Under pressekonferansen tok utvalgsleder Christian Reusch opp et eksempel fra en tidligere arbeidsgiver i det offentlige.

Én ansatt anså over 1000 e-poster som arkivverdige. Én annen vurderte i samme periode bare 13 e-poster som arkivverdige.

– At vi vil fjerne journalføring kan oppfattes som en rød klut, så vi trenger å forklare det. Det er fort gjort å tenke at vi vil ødelegge arbeidsvilkårene for gravende journalistikk. Men det er virkelig ikke meningen. Snarere det motsatte. Det er viktig å finne verktøy som passer i vår tid, sier Reusch til Journalisten.

Det vil ta flere år før loven kan bli gjeldende. Forrige arkivlov ble vedtatt i 1992 og innført i 1999. Kulturminister Trine Skei Grande mener dagens journalføring kan bli bedre i mellomtiden.

– Store deler av det offentlige er ikke god nok på journalføring, og det har vi også tatt opp i eget departementet. Venstre kommer til å jobbe videre med det, sier Grande.

Hun tror utkastet til den nye loven allerede kan sette premissene for hvordan ting skal bli bedre.

– Her kan vi se hvordan ny teknologi kan hjelpe å gi oss mer innsyn enn de gamle postjournalene, sier Grande.

Åpner opp for nye problemstillinger

Norsk journalistlag (NJ) er positive til forslaget som har kommet fra utvalget.

– Førsteinntrykket er at dette er et foroverlent lovforslag, sier advokat Ina Lindahl Nyrud, som har fulgt med på utredningen på vegne av NJ.

Hun har ikke fått se hele lovforslaget og journalistlaget vil nå bruke tid på hva det innebærer og hvilke konsekvenser, både positive og negative, det kan få for journalister.

– Dagens lovgivning på området er foreldet, og mitt hovedinntrykk er at arkivlovutvalget har turt å tenke nytt og fremtidsrettet. Vi har i dag en teknologi som gjør at det må kunne stilles strengere krav til forvaltningens arkivrutiner, slik utvalget gjør, mener Nyrud.

At journalføring skal bli fjernet åpner opp for nye problemstillinger, påpeker advokaten. Hun mener det viktige nå er at intensjonen med postjournalen, å få tilgang til offentlige institusjoner, videreføres og forbedres. For eksempel ved å også registrere e-post, SMS og andre elektroniske kommunikasjonsmetoder i forvaltningen.

– Jeg er spent på hvordan de skal løse det. Men journalføring må erstattes med et system der journalister og andre får mer innsyn enn i dag, mener Nyrud.

LES OGSÅ:

Vil pensjonere postjournalen

DEBATT. Nye tanker for en etterrettelig forvaltning