Mange etater ønsker å fremstå som en samlet enhet, men det innebærer ikke nødvendigvis at man kan definere all korrespondanse innen etaten som intern, skriver Hanne Harlem.
Foto: Sivilombudet
DEBATT:
Sivilombudet undersøkte seks etater – har kritiske merknader til alle
Tror ferske uttalelser kan være nyttig verktøy i innsynsarbeid.
- Dette er et debattinnlegg. Innlegget uttrykker skribentens egne synspunkter.
Sivilombudet har nylig uttalt seg om dokumenter som sendes mellom ulike enheter i seks store statlige etater blir riktig journalført. Undersøkelsen viser at flere av etatene verken har tilstrekkelig avklart eller synliggjort hva som er selvstendige forvaltningsorganer.
Vi undersøkte praksisen i Mattilsynet, Arbeidstilsynet, Statens vegvesen, Tolletaten, Fiskeridirektoratet og Skatteetaten. Som et resultat av undersøkelsen har Sivilombudet publisert seks uttalelser, en for hver etat, som er tilgjengelige på våre nettsider. Sivilombudet har kritiske merknader til alle de seks etatene som bør interessere flere, ikke minst journalister. Uttalelsene fra Sivilombudet kan være et nyttig verktøy i innsynsarbeidet.
Hva sier loven?
I offentleglova opererer man med begrepet «organ». Det er bare «organ» som kan gjøre unntak fra innsyn for et dokument som organet har utarbeidet for sin egen interne saksforberedelse. For offentlige virksomheter er «organ» det samme som «forvaltningsorgan». I tillegg er det slik at en eventuell klage over avslag på innsyn skal gå til et overordnet forvaltningsorgan. Derfor er det viktig å vite om en etat med flere enheter består av ett eller flere selvstendige forvaltningsorganer.
Med dette som utgangspunkt har Sivilombudet vurdert hva som er riktig klageorgan og om etatene praktiserer reglene om innsyn, journalføring og arkiv på riktig måte. Mange etater ønsker å fremstå som en samlet enhet. Men, det innebærer ikke nødvendigvis at etaten er ett forvaltningsorgan og kan definere all korrespondanse innen etaten som intern og som det ikke må gis innsyn i.
Inn- og utgående dokumenter skal journalføres
Dokumenter som sendes mellom forskjellige forvaltningsorganer, er ikke organinterne. De skal journalføres som inngående og utgående dokumenter på vanlig måte. Når det ikke gjøres, blir dokumentene enten usynlige for journalister og allmennheten, eller de fremtrer i journalen som interne dokumenter.
Sivilombudets undersøkelser viste at det samlet sett synes å være mindre bevissthet og kunnskap om betydningen av hvilke forvaltningsorganer etater består av. Derfor har vi orientert blant annet Statsministerens kontor og Arkivverket.
For journalister er det viktig å være oppmerksom på følgende:
eInnsyn er et viktig verktøy for journalister og andre interessenter, men ikke alt av offentlige dokumenter finnes der.
Du kan også be om innsyn i dokumenter som du ikke finner på eInnsyn, og du trenger ikke å vite saksnummeret.
Vurderingen av om et dokument er organinternt skal ta utgangspunkt i hva som regnes som et eget forvaltningsorgan, og ikke hvilke dokumenter det er praktisk eller hensiktsmessig å regne som organinterne.
Bruk Sivilombudets uttalelser. Rundt 270 uttalelser om offentlighet og innsyn er tilgjengelige på våre nettsider.
Sivilombudet mottar årlig mange klager på manglende dokumentinnsyn og åpenhet hos forvaltningen. I 2022 publiserte Sivilombudet Innsynsguiden.
