Åtte i regjeringen mot fullt innsyn

En ny offentlighetslov trer i kraft ved nyttår. Da loven ble vedtatt i juni i fjor, ba Stortinget regjeringen vurdere å innføre en forskriftshjemmel som pålegger forvaltningen å journalføre organinterne dokumenter.

Men regjeringen har nå bestemt at det ikke blir noen journalføringsplikt. Det fikk 25 sentrale mediepersoner og jurister til å reagere. I et opprop hevder de at innsynsretten undergraves og krever at «justisministeren og regjeringen må snu», slik at Stortingets intensjon om økt innsyn blir oppfylt.

Avviser kritikk

– Det man går inn for, er å opprettholde dagens ordning. Det kan man ikke si at er å undergrave innsynsretten, svarer statssekretær i Justisdepartementet Astri Aas-Hansen.

I oppropet understrekes det at journalføring er selve nøkkelen til bruk av innsynsretten, og en viktig forutsetning for et velfungerende offentlighetsprinsipp.

– Her må det understrekes at det er tale om dokumenter som kan unntas fra offentlighet både etter nåværende og kommende offentlighetslov. Men det er likevel full adgang til å be om innsyn. Når man har identifisert en sak i journalen, kan man generelt be om innsyn også i eventuelle organinterne dokumenter, selv om disse ikke er spesifisert i journalen. Organet har da plikt til å vurdere meroffentlighet, påpeker statssekretæren.

For øvrig mener hun det ikke er riktig å gi inntrykk av at det tidligere har vært en generell journalføringsplikt for organinterne dokumenter som ble fjernet i 1999.

– Den tidligere rettstilstanden var uklar og journalføringspraksis sterkt varierende.

Flertall journalfører

Et flertall av departementene – 10 av 17 – praktiserer faktisk journalføring av interne dokumenter i den offentlige postjournalen, selv om det er valgfritt etter dagens ordning. Sju gjør det ikke. Det er Finansdepartementet, Kultur- og kirkedepartementet, Kunnskapsdepartementet, Landbruks- og matdepartementet, Olje- og energidepartementet, Helse- og omsorgsdepartementet og Samferdselsdepartementet. Det samme gjelder Statsministerens kontor (SMK).

Men det er Justisdepartementet som svarer for regjeringens politikk. Knut Storberget bekreftet i et svar til stortingsrepresentant André Oktay Dahl (H) at Justisdepartementet vurderte å foreslå journalføringsplikt, men at man i samråd med berørte departementer kom fram til at det ikke var «hensiktsmessig».

«Siden det innenfor et organ utveksles svært mange dokumenter, vil det i praksis være meget arbeidskrevende og neppe gjennomførbart å innføre journalføringsplikt for alle organinterne dokumenter.(…)», het det i begrunnelsen fra Justisministeren.

Ikke alle dokumenter

Samtidig praktiserer hans eget departement journalføring av interne dokumenter hver eneste dag.

– Bør ikke alle andre kunne gjøre det da?

– Det er riktig at Justisdepartementet journaliserer mange organinterne dokumenter. Det gjelder i første rekke notater mellom avdelingene og mellom ledelsen og avdelingene. Journalføringen omfatter imidlertid ikke absolutt alle organinterne dokumenter. Også for Justisdepartementet og andre organer med lignende praksis vil en journalføringsplikt reise kompliserte avgrensningsspørsmål, hevder Aas-Hansen.

Arbeidskrevende

Slik utdyper hun begrunnelsen for regjeringens nei til påbud:

– De fleste organinterne dokumenter er utarbeidet som ledd i organets interne saksforberedelse. I tillegg til å omfatte et svært forskjellig og ulikeartet materiale er det også en så flytende overgang fra de mest uformelle skriftstykker til de mer gjennomarbeidete dokumenter at det ville være vanskelig i en forskrift å forsøke å trekke hensiktsmessige grenser mellom ulike typer av organinterne dokumenter.

Aas-Hansen mener man må ta i betraktning at mengden og arten av slike dokumenter – og de interne kommunikasjonsveier – vil variere sterkt mellom de mange små og store organer i stat og kommune.

– Det ville være meget arbeidskrevende og neppe gjennomførbart å praktisere en generell journalføringsplikt for alle organinterne dokumenter. Selv en journalføringsplikt av mer begrenset omfang ville føre til at forvaltningen fikk økt arbeid med å nøytralisere eller skjerme journalopplysninger, sier Aas-Hansen og forklarer dette med at det ofte ikke kan gis en dekkende dokumentbeskrivelse uten å røpe opplysninger som skal unntas offentlighet.

Snur ikke

Opproperne krever at regjeringen snur, men ifølge statssekretæren er det ikke aktuelt å ta saken opp igjen før den nye offentlighetsloven trer i kraft.

– Med tanke på ikrafttredelse 1. januar 2008 er det ikke rom for å ta opp spørsmålet om journalføring av organinterne dokumenter på nytt.

Men Aas-Hansen viser til at man uansett vil komme tilbake til spørsmålet i forbindelse med at regjeringen skal gi Stortinget en tilbakemelding på anmodningsvedtaket om å vurdere journalføringsplikt for organinterne dokumenter. Hun påpeker samtidig at den nye offentlighetsloven vil innebære en vesentlig utvidelse av innsynsretten.

– For det første vil den nye loven omfatte mange offentlige selskaper med mer, som ikke dekkes av gjeldende lov fra 1970. For det annet innsnevres adgangen til å unnta dokumenter fra offentlighet.