– Det har vært mer krevende å innføre nytt medlemssystem enn vi trodde

I flere år har Norsk Journalistlag (NJ) jobbet med innføringen av et nytt medlemssystem i organisasjonen. Systemet består blant annet av opplysninger på medlemmene. Det nye systemet skal kommunisere med NJs nettsider slik at folk får tilgang til opplysninger om seg selv der.

På forrige landsstyremøte før jul uttrykte flere av de tillitsvalgte uro over framgangen i arbeidet da status for prosjektet ble drøftet. I en rapport til landsstyret forut for møtet, skrev sekretariatsleder Torbjørn Brenna at det hadde vært store utfordringer med å overføre data fra et gammelt system til et nytt.

– Vi må spørre om vi har valgt en leverandør som ikke kan levere. Jeg er ikke veldig beroliget av denne rapporten om at det vil gå smertefritt videre. Jeg er kritisk til at dette tar så lang tid, sa landsstyremedlem Britt-Ellen Negård fra Amedia-avisen Glåmdalen under møtet.

– Jeg deler bekymringen. Jeg er litt skeptisk til om de klarer å levere eller om vi vil kåle med dette i mange år fremover. Spørsmålet er om vi må ta en fot i bakken og tenke helt nytt, eller om det er for sent, sa Frank Lynum fra Aftenposten.

Nestleder Dag Idar Tryggestad fra Bergens Tidende sa at Schibsted har stanset flere prosjekter som de ser ikke har gått som forventet.

– Greier vi å få en leveranse? Det handler om å få kontroll på leveransen, sa Tryggestad om hvordan NJ måtte følge opp prosjektet videre.

– Har undervurdert utfordringene

På landsstyremøtet som arrangeres i Media City Bergen torsdag og fredag denne uken, kommer saken opp på ny.

– Det har vært mer krevende å innføre nytt medlemssystem enn vi hadde tatt høyde for, sier Brenna til Journalisten to dager før landsstyret samles.

– Vi har undervurdert utfordringene.

I sakspapirene til landsstyret kommer det fram at en av årsakene til at regnskapsresultatet til NJ ble bedre enn ventet i fjor, er at kostnader knyttet til utviklingen av medlemssystemet er skjøvet til i år.

– Uansett hvilket system vi hadde valgt ville det vært utfordrende å overføre opplysningene fra det gamle systemet. Det er ekstra krevende fordi informasjonen er lagret på en spesiell teknisk måte, sier Brenna.

Det gamle systemet er utviklet inhouse i NJ. Det nye systemet utvikles og skal driftes av selskapet Medlemsvekst AS, som eies med 70 prosent av NJs IT-supportleverandør Skykontoret.

Les også: NJ med underskudd på 380.000 kroner i fjor

Krevende

På spørsmål om de nå har kontroll, sier Brenna at både NJ og leverandøren nå mener at de er på det rette sporet.

– Vi har en ambisjon om at første utgave skal være klar til sommeren, og vi jobber for det. Men jeg kan ikke garantere det.

I den siste rapporten til landsstyret står det også at det kan bli krevende å nå det målet.

– Forventes det økonomisk sprekk på prosjektet?

– Nei. Det er farlig å si, men vi er opptatt av å holde det innenfor budsjett. Så langt som det er mulig å si vil vi holde det innenfor budsjett. Og hvis det ikke skjer, vil det skje kontrollert.

Av rapporten kommer det blant annet fram at det gjennomføres møter mellom NJ og leverandør annenhver uke og at det skal gjøres en risikoanalyse. Når det gjelder integrasjon med regnskap har NJ valgt Visma.net.