Skups sekretariats=leder slutter - politianmeldes av Skup-styret

Det melder styret for gravekonferansen Skup i en pressemelding tirsdag ettermiddag. De skriver at sekretariatslederen i Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse (SKUP) har sagt opp sin stilling med umiddelbar virkning.

Jens Egil Heftøy har vært ansatt som sekretariatsleder i Skup siden sommeren 2009.

Vil tilbakebetale penger

I pressemeldingen heter det at dette skjer etter at SKUPs revisor i forbindelse med den årlige revisjonen av stiftelsens regnskap har avdekket manglende kostnadsdokumentasjon, samt privat og ikke-autorisert forbruk.

Av en rapport fra revisor Kåre Uppstrøm fremkommer det at kun har vært brukt regninger fra kredittkortselskap som grunnlag for kostnadsføringer, og ikke de nødvenige underbilagene som viser hva pengene er brukt på. Revisor skriver også at en faktura var av privat karakter og aldri skulle vært belastet stiftelsens regnskap.

Skup skriver også at revisor har gjort en korrigering i regnskapet med til sammen kr 42.859, og at den avgåtte sekretariatslederen vil innbetale beløpet.

- SKUP-styret beklager at stiftelsen har havnet i denne situasjonen. Vi ønsker å få klarhet i hva som har skjedd og ha åpenhet om resultatene av gjennomgangen. Foreløpig er dette en personalsak. Vi har ikke hele bildet, og kan ikke gi flere detaljer på det nåværende tidspunkt, sier styreleder Jan Gunnar Furuly i pressemeldingen.

Journalisten har forsøkt å få en kommentar fra Heftøy uten å lyktes. 

Skup opplyser at forholdet vil bli politianmeldt onsdag morgen, og at det er satt i gang en detaljert gjennomgang for å fastslå det totale omfanget.

Interessert i medienyheter? Lik Journalisten.no på Facebook og få nyhetene i strømmen din:

Kontrollrapport: “Svært uheldig”

I forkant av årsmøtet i Skup fredag 8. april ble det sendt ut årsmøtepapirer som viste et overskudd på 187.481 kroner. Egenkapitalen ble rapportert til å være på 903.562 kroner.

På selve årsmøtet ble det imidlertid lagt fram nye papirer som viste et underskudd på 107.358, altså en differanse på 294.839 kroner. Egenkapitalen i Skup er nå på 608.754, som er det laveste av de seks siste årene.

I kontrollrapporten som ble lagt fram på årsmøtet har kontrollutvalget bestående av Heidi Molstad Andresen, Christina Pletten og Audun Solberg en merknad om at de syns det er «svært uheldig» å ikke ha hatt bedre tid på å gjennomgå tallene. «Styret og sekretariatet må sikre at revisor får nødvendige dokumenter slik at revisorrapporten foreligger i god tid.»

Differansen forklares med 200.000 kroner i dobbeltførte inntekter og 85.000 kroner i tapte kundefordringer.

«Avviket mellom revisor sine tall og de foreløpige tallene styret og kontrollutvalget har forhold seg til vitner om at den daglige økonomikontrollen i foregående regnskapsår ikke har vært like sterk som den må ventes å være,» skriver utvalget, og legger til at de er kjent med at gjennomføringen av den internasjonale gravekonferansen GIJC på Lillehammer i fjor vår økte budsjettet fra to millioner kroner i et normalt driftsår til 8 millioner kroner i fjor.

Kontrollutvalget gir også en rekke anbefalinger på økonomiområdet, blant annet:

• påpeker de at det er sekretariatsleder oppgave å varsle styret dersom arbeidsmengden er så stor at det går utover primæroppgavene, samtidig som det er styrets oppgave å sørge for at den ansatte har forsvarlige arbeidsforhold

• oppfordrer de til å jobbe for å drive inn ubetalte kundefordringer

• opprettholde dugnadsånden

• sikre egenkapitalen

• være varsomme med å øke konferanseavgiften

Les også: Skup gransker regnskapene for å se om det er mer økonomirot

Slik lyder kontrollrapporten

Kontrollrapport for årsmøteperioden 2014-2015

1. Samansetning

Kontrollutvalet sine medlem i 2015 – 2016 har vore Christina Pletten (Aftenposten), Audun Solberg (VG) og Heidi Molstad Andresen (Dagbladet), med sistnemnte som leiar.

2. Informasjonsflyt

Utvalet har hatt grei tilgang på informasjon og med få unnatak fått tilsendt referat, sakspapir og rekneskap fortløpande. Sekretariatsleiar har også vore særs hjelpsam med tilleggsinformasjon når utvalet har bede om dette. Revisorrapporten var derimot ikkje klar før to dagar før konferansen.

2.1 Merknad: Ettersom revisorrapporten fyrst var klar før to dagar før konferansen, vart  denne rapporten gjenstand for fleire større endringar og konklusjonar på slutten. Utvalet opplever det som svært uheldig ikkje å ha hatt betre tid til å utføre kontrollarbeidet basert på reelle tal. Etter statuttane skal utvalet levere sin rapport tre veker før årsmøtet. Styret og sekretariatet må sikre at revisor får naudsynte dokument slik at revisorrapoorten ligg føre i god tid før utvalet startar sitt arbeid og innsendingsfristen til årsmøtet.

3. Økonomi

*Styret fekk i fjor andre tal for 2012-konferansen. Talet på deltakarar vart då oppgjeve til 603 og eigenkapitalen til 608 000. Det var desse tala utvalet la fram for årsmøtet.

Den nasjonale SKUP-konferansen hadde ein nedgang frå 481 til 432 betalande deltakarar. GIJC trakk heile 916 deltakarar frå 121 nasjonar. Det er verdsrekord, og befestar nok ein gong SKUP sin posisjon internasjonalt. Styret og sekretariat fortener stor heider for fjorårets formidable innsats.

Dei førebelse tala kontrollutvalet hadde fram til to dagar før konferansen, synte eit totalt overskot på om lag 100 000 kroner. Revisorrapporten synte derimot eit underskot på – 134 000 kroner. Eigenkapitalen er med det gått ned frå 800 000 i 2015 til 700 000 kroner i inneverande år.

Sekretariatsleiar forklarar avviket med dels ei dobbeltføring av ei inntekt på kr 200 000 frå GIJC som fyrst vart oppdaga av revisor, og med ubetalte krav på 85 000 kroner til IJ, SSB, MBL, A-media, Tønsberg Blad og Høyskoleforlaget frå perioden 2012 til 2014. Revisor har ført opp kr 85.000 av dette som tap, grunna usikkerheit om pengane blir inndrivne. Kontrollutvalet merkar seg at avviket i førebels rekneskap og revisorrapporten er på inntektssida, ikkje på utgiftssida.

Avviket mellom revisor sine tal og dei førebelse tala styret og kontrollutvalet har forhalde seg til, vitnar likevel om at den daglege økonomikontrollen i føregåande rekneskapsår ikkje har vore like sterk som den må ventast å vera. Utvalet er klar over at 2014/2015 var eit ekstraordinært arbeidskrevjande år, med avvikling av to store konferansar. Økonomisk har sekretariatsleiar handtert eit uvanleg stort budsjett, frå to millionar kroner i eit normalt driftsår, til 8 millionar kroner siste rekneskapsår.

Det er ikkje ført prosjektrekneskap for dei to ulike konferansane eller tilleggsaktivitetar. For 2015 ser ein likevel at SKUP-konferansen, vart om lag 70 000 kroner dyrare enn budsjettert. Dette skuldast i følgje sekretariatet mellom anna at den tekniske avviklinga er vorten kr 70 000 dyrare, ettersom Ziegler no har endra selskapsstruktur og må leige inn meir teknisk utstyr. I tillegg har utgifter til bandet på late Night Show (25 000) og eit honorar for to års debattleiing (25 000) ikkje komne med i budsjettet. Talet på utanlandske førelesarar på den nasjonale konferansen var like høgt som åra før, men av di førelesarane var meir kortreiste, er det spara inn kr 70 000 på denne posten. Styret si reiseverksemd dette året er hovudsakleg ført som utgifter ifm GIJC, og vil truleg auke att neste år.

Tilrådingar, økonomi:

3.1. Økonomikontroll: Kontrollutvalet har basert sitt arbeid på andre botnlinetal enn det som kom fram i revisorrapporten. Sett i lys av overraskingane i rapporten, finn komiteen grunn til å påpeike at det er sekretariatsleiar si oppgåve å varsle styret dersom arbeidsmengda er så stor at det går ut over primæroppgåvene. Likeeins er det styrets ansvar å sjå til at den tilsette har forsvarlege arbeidstilhøve som i sin tur også sikrar SKUP ei god, dagleg økonomistyring.

3.2. Kundefordringar: Utvalet oppmodar styret og sekretariat til å jobbe aktivt for å inndrive dei ubetalte kundefordringane.

3.3. Prosjektrekneskap: Stiftinga har mange aktivitetar, som gjer budsjetta uoversiktlege og vanskelege å lese. Det er positivt at SKUP har inntekter utanom konferansen som kan bidra til ei god botnline, men det er likevel viktig å få innsikt i den reelle økonomien rundt konferansen.  Utvalet oppmodar styret til å føre eigne prosjektrekneskap for alle arrangement med budsjett over kr 50 000.

3.4. Seminartilbod: Talet på parallellseminar under den nasjonale konferansen er i dag høgare enn under rekordåret som hadde nær 100 fleire deltakarar. Frå 2008 til 2013 har gjennomsnittleg deltakartal per seminar liggi på rundt 10, medan talet i fjor var 7,4. Utvalet oppmodar styret til å vise større nøkternheit i planlegging av talet på seminar. Sekretariatet opplyser forøvreg at tal på rom og teknikarar har vore uendra dei siste åra.

3.5. Teknisk anbod: Dei tekniske utgiftene er den største posten i budsjettet, og utgiftene auka med 70 000 siste år. Utvalet oppmodar styret til regelmessig å halde ein teknisk anbodsrunde, både for å sjekke marknaden og sikre at det er ein reell konkurransesituasjon for leverandør. 

3.6. Bevare dugnadsanden: Talet på norske førelesarar betalt av SKUP/førelesarar som ikkje er inntektsbringande er høgt. SKUP skal vera ein mediedugnad. Det er som før viktig at styret jobbar aktivt for å redusere talet på ikkje-betalande gjester. I nedgangstider må ein vera ekstra påpasseleg med ikkje å uthole ordninga med at arbeidsgjevarane betaler for sine tilsette som skal førelese på konferansen.

3.7. Styrking av eigenkapital: SKUP-konferansen har ikkje som mål å tene pengar, og botnlina skal i utgangspunktet ligge på null. Samstundes har underskot i fleire år tæra på den opprinnelege eigenkapitalen. Komiteen meiner stiftinga ideelt sett bør vera i stand til å overleve minimun eitt og helst to, dårlege konferanseår, anten det skuldast nedgangstider i bransjen og låge deltakartal, eller force majeure-situasjonar der SKUP sjølv må dekke kostnader om konferansen blir sterkt redusert eller må avlysast på kort varsel. Me oppmodar styret til å halde fram arbeidet med å hindre ytterlegare underskot og sikre ein stabil økonomi.

3.8. Moderat auke i konferanseavgift: Deltakaravgifta har auka nesten årleg. Med dårlegare økonomi i mediehusa og nedgang i deltakartal, må styret vera varsame med å bruke konferanseavgifta til å spe på inntektene. Historia syner at høge deltakartal ikkje garanterer ei god botnline. Høgare inntekter i form av auka deltakaravgift og støttemidlar er ikkje ei langsiktig løysing for å få ein stabil økonomi og sikre sunn eigenkapital.  

4. Styret sitt arbeid

Utvalet ser med bekymring på at oppmøteprosenten blant styremedlem på styremøta går ned. I 2014/2015 var frammøteprosenten 84, medan det i inneverande arbeidsår er eit frammøte på 75 prosent. Dette er ei uheldig utvikling på mange vis. I tillegg til at arbeidsfordelinga er skeiv og at einskildpersonar lett brenn ut, svekkar den dårlege deltakinga både dei faglege diskusjonane i styret, fører til redusert internkontroll og gjev fleire omkampar på alt vedtekne saker.

Det medfører i sin tur også større ansvar og arbeidspress på sekretaritatet.

Det er ekstra uheldig at frammøteprosenten går ned i eit år der styret har påteke seg GIJC, med alt tilleggsarbeidet ein slik konferanse krev av sekratiatet og styret.

I følgje sekretariatsleiar oppgjev styremedlemma i hovudsak at grunnen til fråver frå møte er at dei ikkje får fri frå jobb. Dette trass i at kvart styremedlem ved oppstart får utdelt årsoversikt over alle styremøte, som skal videreformidlast til arbeidsgjevar.

Tilrådingar, styrearbeid

4.1. Ekstraordinære arbeidsoppgåver krev ekstraordinær innsats – frå alle. Det er viktig at styret er særs medvitne om dette når dei påtek seg tilleggsoppgåver. Komiteen minner om at sekretariatsstillinga er formatert for arbeid med ein konferanse, ikkje to.

4.2. Kontrollutvalet oppmodar styret til å ta grep om den negative utviklinga i oppmøteprosent, mellom anna i samarbeid med valkomiteen. I tillegg til at det er viktig at det einskilde styremedlem blir gjort kjent med arbeidsmengda før dei trer inn i styret, bør ein kanskje å vurdere å forankre fri til styrearbeid ytterlegare hjå arbeidsgjevar, til dømes ved at arbeidsgjevar skriv under på at styremedlem er garantert løyvd permisjon med løn til alle styremøte. Ein oppmodar også styret til å vurdere Skype-møte som alternativ for dei som er forhindra frå fysisk deltaking.

4.3. Tida fram mot konferanse og årsmøte er hektisk for styret. Ikkje alle har tid til å lese alle årsmøtetpapir eller vera fysisk til stades. For å sikre at styret er informert om signala frå årsmøtet og kontrollutvalet, oppmodar me styret til å rutinemessig behandle innspela frå årsmøtet på deira fyrste ordinære styremøtet etter konferansen.  

Oslo, 08.04.2016

Christina Pletten                         Audun Solberg                  Heidi Molstad Andresen