PRES­SET: De an­sat­te ved UDs en­het for pub­li­kums­kon­takt har slitt med å hol­de tritt med dokumentbestillingene via OEP. Fra venst­re Hans Jør­gen Aa­bol, en­hets­le­der He­le­ne Ton­ning Strand, Gerd Grø­holt og Ca­mil­la H. Gre­ve. FOTO: KATH­RINE GEARD
PRES­SET: De an­sat­te ved UDs en­het for pub­li­kums­kon­takt har slitt med å hol­de tritt med dokumentbestillingene via OEP. Fra venst­re Hans Jør­gen Aa­bol, en­hets­le­der He­le­ne Ton­ning Strand, Gerd Grø­holt og Ca­mil­la H. Gre­ve. FOTO: KATH­RINE GEARD

Dobbelt så mange innsynsbestillinger

Utenriksdepartementet mest populær blant brukerne av nye Offentlig elektronisk postjournal.

Publisert   Sist oppdatert

OEP ble lansert 18. mai, etter en rekke utsettelser og forsinkelser. I motsetning til forløperen Elektronisk postjournal (EPJ) er OEP åpen for folk flest, ikke bare for journalister. Arbeidsmengden i departementene er økt kraftig siden lanseringen, som følge av kraftig vekst i antall innsynsbestillinger. Størst pågang opplever UD.

Slik søker du i OEP!

– Ved utgangen av mai, det vil si to uker etter lanseringen, var det kommet inn 781 krav om innsyn i UD-dokumenter via OEP. Per 8. juni var det registrert 81 nye bestillinger. Inkludert EPJ kom antallet opp i 1.049 i mai, mot 388 via EPJ i samme måned i fjor, forteller offentlighetskoordinator Jan Bugge-Mahrt i UD.

Fordoblet

Gjennomsnittet for UD i 2009 var 381 krav i måneden, noe som økte til 508 fra nyttår og fram til OEP kom på lufta. Mai-tallet på 1.049 bestillinger, inkludert OEP, betyr en dobling.

Langt inne i korridorsystemet i UDs lokaler i Victoria Terasse finner vi enheten for publikumshenvendelser. UD har ikke satt inn ekstra mannskap etter lanseringen av OEP, og de sju ansatte har hatt en stri tørn med å ta unna alle bestillingene. Svarfristen er dermed satt under press.

OEP-brukerne har krav på å få sine bestilte dokumenter, eventuelt avslag, uten unødig opphold. De ansvarlige har definert dette slik at saksbehandlingen skal ta maksimalt tre virkedager.

Stor interesse

– Pågangen avtok noe mot slutten av mai og i begynnelsen av juni. Men antallet henvendelser ser ut til å stabilisere seg på et nivå som er minst dobbelt så høyt som for EPJ. Både før og etter OEP ble lansert har det vært mest interesse for dokumenter om Midtøsten. Men også andre regioner som nordområdene, Russland og USA ligger høyt oppe på statistikken vår, sier enhetsleder Helene Tonning Strand.

Selv om det er tidlig å trekke bastante konklusjoner, mener Bugge-Mahrt at tallene avdekker stor interesse for UDs saker og ikke bare fra medienes side.

– Noe av pågangen skyldes nok også at OEP er et brukervennlig system, med et enklere brukergrensesnitt enn i EPJ, sier han.

Av de andre virksomhetene som nå er inne i OEP, kommer Justisdepartementet nærmest UD i pågang, med 537 innsynsbestillinger i perioden 18. til 31. mai. Helse- og omsorgsdepartementet mottok 383 og Samferdselsdepartementet 372 bestillinger.

Journalisten foretok en stikkprøve ved å bestille 10 åpne dokumenter og ett unntatt offentlighet fra Kulturdepartementet, fagdepartementet for mediebransjen. Vi mottok kun fem dokumenter innen tre dager, de raskeste kom etter en drøy virkedag.

Anonyme

Anonyme OEP-bestillere opererer med kreative og aparte epostnavn som «[email protected]», «[email protected]» og «[email protected]», kan Tonning Strand avsløre.

– For oss er det nytt å forholde oss til bestillere man ikke kan identifisere på annen måte enn ved en epostadresse. Men vi ser det ikke som noen oppgave å spore avsender. Bestillere som ønsker det, har krav på å være anonyme hele veien, også dersom de klager på avslag, sier Bugge-Mahrt.

OEP-brukerne kan bestille opptil 100 dokumenter om gangen. Rekorden i UD så langt, etter lanseringen, er 140 dokumenter fra en enkelt person.

– Det mest vanlige er at folk bestiller tre til fem dokumenter. De aller fleste bestillingene gjelder saker og ikke personer. Vi har ikke hørt noe fra Se og Hør, smiler Tonning Strand.

Murring

Presseorganisasjonene og journalister som er vant til å bruke det 17 år gamle prøveprosjektet EPJ er misfornøyd med sentrale endringer i OEP. (Se saker på Journalisten.no). EPJ ga brukerne mulighet til å se hvilke avdelinger, seksjoner og saksbehandlere som sendte og mottok brevene. Dette er fjernet i OEP, og det samme skjer med alle personnavn når dokumentene er ett år gamle.

Til tross for noe murring fra journalister og redaktører har pågangen vært stor. Difi oppgir at det var registrert 152.354 søkbare dokumenter i OEP 8. mai. På samme tidspunkt var det kommet totalt 5.756 innsynsbestillinger siden oppstarten 18. mai.