Slår alarm om journalføring:
– Vil bli enda vanskeligere å få ut opplysninger i fremtiden

Da Norge stengte ned 12. mars i fjor, opprettet Aftenposten en egen koronagruppe. Istedenfor å rapportere smittetall og statistikk, skulle den gå i dybden, finne ut hva som ble bestemt, hvem som sa hva til hvem og hvem som dro i trådene.

Allerede 13. mars sendte de inn en innsynsbegjæring. De ville vite hva som hadde skjedd dagen før.

Den informasjonen måtte de vente lenge på, for i ettertid har det vist seg at det eneste beviset på hva som faktisk skjedde den dagen er et bilde av en tavle.

Alt annet av dokumentasjon og kommunikasjon mellom de ansvarshavende fra 12. mars 2020 er enten slettet eller aldri blitt journalført. Det kommer fram i arbeidet som den offentlige oppnevnte Koronakommisjonen har gjort.

2000 innsynskrav

– Det er mye grunnleggende informasjon som er borte. Sms-ene til sentrale personer finnes ikke, det finnes ikke engang notater om den historiske nedstengningen 12. mars. Det eneste helsedirektøren etterlot seg var en tekst på en tavle. Når du da tenker på at alle skolene i Norge ble stengt, at flere hundre tusen mennesker ikke kunne gå på jobb og mange ble permittert, er det tankevekkende at de ikke dokumenterte det, sier Per Anders Johansen.

Han er en av journalistene som jobbet i koronagruppa til Aftenposten. For to uker siden vant han og kollega Daniel Røed-Johansen Skup-diplom for arbeidet med artikkelen «SMS-ene som åpnet Norge».

Over 2000 innsynskrav, flere hundre regnearkanalyser og dokumentanalyse av flere hundre tusen sider fra rapporter, dokumenter og notater – mye av det unntatt offentligheten – har lagt grunnlaget for akkurat denne sms-saken.

I arbeidet med saken ble en tidslinje laget for å få innsikt i hva som faktisk skjedde fra dag til dag i pandemihåndteringen. Og journalistene innså raskt at bransjeorganisasjonen Norsk Industri spilte en sentral rolle i dokumentene de hadde fått tilgang til.

Det var mange av de samme navnene som gikk igjen.

– Vi kunne se klart og tydelig at fagfolkene ble kjørt over, sier Røed Johansen.

– Jeg fikk en idé om at det sikkert fantes mer kontakt mellom lobbyistene og departementet, og vi sendte en konkret innsynsbegjæring på navngitte personer. Vi traff blink med statssekretær i Helse- og omsorgsdepartementet Anne Grethe Erlandsen (H) og Norsk Industris direktør for bransje- og industripolitikk Knut E. Sunde, fortsetter han.

En million færre dokumenter

Hans kollega Johansen har jobbet i tre og et halvt år som korrespondent i Russland for Aftenposten, og kjenner godt til hvordan det er å jobbe som journalist i et samfunn som har levd under en autoritær fryktkultur lenge.

– Norge er et svært fritt land sammenlignet med Russland. Det viktigste skillet går på at vi har en åpen og fri diskusjon i vårt samfunn, og at Norge er en rettsstat. Derfor er det tankevekkende hvor raskt det også hos oss ble vanskeligere å kritisere myndighetene, særlig i en akutt krise hvor frykten fester grepet, sier han.

I metoderapporten til Skup skriver de:

«For det første oppdaget vi at det manglet mange saker i postlistene. Fra januar til juni 2020 ble det journalført over en million færre dokumenter enn året før, en nedgang på 21 prosent. Pandemien førte til enormt arbeidspress og vanskelige arbeidsforhold for flere etater og departementer».

Johansen og Røed-Johansen har, for Journalisten, kartlagt hvor stort problemet er med manglende journalføring i Helsedirektoratet nå. Over ett år etter at pandemien traff Norge:

• Ser vi på de siste 500 sakene fra Helsedirektoratets postliste med stikkord «covid-19» fra forrige uke, gikk det i snitt 68 dager fra dokumentet blir sendt, og til det dukket opp i direktoratets postliste.
• 84 av 500 saker ble journalført over 100 dager etter at de ble sendt.
• 310 av 500 saker ble journalført mer enn 10 dager etter dokumentdato.

– Tilsvarende ser vi flere etater og departementer. Når det tar så lang tid, faller rett og slett noe av hensikten med offentlighetsloven bort, forteller Johansen.

Høyt arbeidspress

I Helsedirektoratet svarer de følgenede på kritikken fra Aftenposten-journalistene:

– Vi jobber for at arkivverdig informasjon skal registreres og journalføres så raskt som mulig, men håndteringen av covid-19-pandemien har gitt et høyt arbeidspress på medarbeiderne våre, noe som har ført til et etterslep i journalføringen. I tillegg har direktoratets leverandør på arkivtjenester et etterslep på kvalitetssikring og journalføring av dokumenter i journalen, noe som i flere tilfeller også bidrar til å forsinke tidspunkt for publisering, skriver divisjonsdirektør Nina Aulie i en e-post til Journalisten.

– Vi har høyt fokus på at vi må bli bedre og det pågår nå et arbeid for å sikre at registreringen og journalføringen av covid-19-oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet skjer mer fortløpende.

Utdaterte postlister

Journalistene mener tregheten førte til mindre innsyn og gjorde det vanskeligere å reise en offentlig debatt. Det rammet også forvaltningen selv når viktige historiske beslutninger skulle fattes. Når dokumenter ikke journalføres raskt, kan de komme på avveie eller blir borte for saksbehandlerne, mener de to.

– Det er grunnsteinen i vårt demokratiske system at det må være mulig å gå tilbake, kontrollere og etterprøve den jobben de som styrer landet gjør. Ikke er det bare viktig av hensyn til demokratiet, men det er også viktig for at de som faktisk styrer vet hva den andre gjør, sier Johansen, og legger til:

– Det er et ønske om å gjøre oss til mikrofonstativer ved at pressekonferanser kommer sent opp mot deadline. Vi får ikke dokumentene på forhånd, noe som gjør det vanskelig å gjøre jobben vår. Det er positivt at Folkehelseinstituttet har valgt å vise åpenhet i en del sammenhenger, men det er altfor mye som fortsatt unntas offentligheten. Vi får avslag hver eneste dag, sier han.

– Postlistene fungerer ikke, de er utdaterte og sakene legges ut altfor sent, ofte ikke før tre uker etter at de er sendt.

Forsiktige med å etterlate seg spor

Johansen mener utviklingen har skjedd over mange år. Da han startet å grave i postlister på begynnelsen av 90-tallet, fikk han tilgang til mye mer informasjon enn de gjør i dag.

– Det som kjennetegner mange av dem som styrer Norge, ikke bare i krise, men også i vanlige situasjoner, er at de har skjønt at de ikke sender en sms, de tar en telefon, sier han og tilføyer:

– Det er klart at de snakker sammen, men de er forsiktige med å etterlate seg spor.

Dokumentene journalistene i Aftenposten har fått tak i er ofte sladdet. Johansen mener dette har blitt satt på spissen under pandemien.

– Vi gjorde noen undersøkelser i forbindelse med metoderapporten som viser at saker journalføres sent, en del ting blir ikke journalført i det hele tatt, det er et problem over hele linjen.

Røed-Johansen tror det kommer til å bli enda vanskeligere å få ut opplysninger i fremtiden. Han tror politikerne og lobbyistene blir mer bevisste på at kommunikasjon er offentlig, og at de da heller velger å ta en telefonsamtale i stedet for å sende en tekstmelding.

– Vi har krav på informasjonen. Når sms-ene først finnes må de gi det fra seg. De skal følge offentlighetsloven. Jeg har sendt sms-innsynsbegjæring i flere runder i løpet av pandemien, og det virker som det varierer i hvilken grad de faktisk sjekker den informasjonen som finnes.

LES OGSÅ:

Vegvesenet snur og åpner for innsyn i viktig ulykkesinfo: – Minst en halv seier